6. februar 2013

REFERAT

BESTYRELSESMØDE 06.02. 2013

Til stede: Erling Østergaard (EØ), Jørgen Christiansen (JC), Anne-Marie Østergaard (AØ), René Fjellerup (RF), Jane Høj (JH), Sven Primdal (SP).

Fraværende: Ingen

1. Dagsorden godkendt.

    Dagsordenen blev godkendt uden kommentarer.

2. Mødeplan for bestyrelsen.

    Følgende datoer for bestyrelsesmøder i foråret blev fastsat:
    
Onsdag den 6/2 (er afholdt)
    
Torsdag den 7/3 kl. 18.15 (sted: Nørresøvej)
    
Torsdag den 18/4 kl. 17 (sted: Virksund)
    
Torsdag den 23/5 kl. 17 (sted: Virksund)
    
Efterårets møder fastsættes senest i forbindelse med det sidste forårsmøde.

3. Bestyrelsens arbejdspraksis:

   Følgende praksis blev vedtaget:    

  • 10-12 dage før et bestyrelsesmøde sender EØ pr. mail en foreløbig dagsorden til alle med opfordring til at returnere den til EØ med supplerende punkter.
  • Ca. 1 uge før mødet udsender EØ pr. mail en endelig dagsorden med alle relevante bilag. På selve mødet kan dagsordenen suppleres med et eller flere punkter, hvis der er enighed om det.
  • Faste punkter på dagsordenen er godkendelse af dagsorden, status på klubbens økonomi (bilag udsendes med dagsorden) samt en gensidig informationsrunde, hvor vi rundt om bordet kort fortæller, hvad vi har arbejdet med/deltaget i siden sidste møde. Formålet er, at hele bestyrelsen skal være opdateret på, hvad der sker inden for klubbens forskellige aktivitetsområder.
  • Sekretæren (SP) rundsender efter mødet et udkast til referat med opfordring til at komme med tilføjelser/rettelser. Når det er på plads, er referatet godkendt (!), og EØ lægger det på hjemmesiden. 
  • RF administrerer bestyrelsens Dropbox-konto og lægger referater der, efterhånden som de er færdige.

4. Info-runde:

    EØ orienterede om sin deltagelse i møde i Samarbejdsudvalget/Virksund:

  • Der er åben havn 31/8. Borgerforeningen sørger for flagalle.
  • Sejlklubben finder hjælpere (unge fra Sejlklubben) til Kræmmermarkedet (18. – 21. juli). JC melder sig til en dag. Rene finder de unge.
  • Samarbejdsudvalget har købt hjertestarter (forefindes i fælleshuset). Sammen med havnens hjertestarter er der nu to.
  • Kulturbåden kommer fra den 2.-4. august.
  • Sct. Hans bliver afholdt som tidligere år.

    EØ orienterede om sin deltagelse i Generalforsamlingen i Limfjordskredsen:

  • EØ  kunne berette om en vigende tendens i de fleste af Limfjordens sejlklubber til aktivt sejlerliv (herunder kapsejladser), og medlemstallet falder de fleste steder. Der er en del negative røster om DS og mange klubber synes, de får lidt for kontingentet.  DS’s rolle blev herefter kort drøftet, og det blev aftalt, at vi fra bestyrelsens side skal være mere opmærksom på at formidle DS’s tilbud til medlemmerne i Virksund. EØ nævnte i den forbindelse, at et tilbud fra DS om at deltage i et pilotprojekt vedr. navigationssoftware til iPad er lagt på hjemmesiden for kort tid siden.
  • På generalforsamlingen efterlystes større deltagelse i fælles kapsejladser.

    RF orienterede om kommende ungdomsarrangement i Skive svømmehal. Dette koordineres     evt. med deltagelse af medlemmer af kajakklubben.
    
Under indtryk af ulykken på Præstø Fjord blev sikkerhedsforholdene i ungdomsafdelingen       genstand for en længere drøftelse. Der er i Virksund en god og gennemtænkt praksis, som     skal fortsætte i den kommende sæson. Følgende blev aftalt:

  • René tager emnet op på det forestående møde med DS om ”Ungdomsvenlig Sejlklub” og vil her efterlyse DS’s erfaringer og gode råd på området.
  • Vores regler på området skal slås op i sejlerskuret, så alle kan se dem.
  • Sikkerhedsreglerne indskærpes ved sæsonstart og ved den første sejladsaften efter sommerferien.
  • Sikkerhedsforholdene i ungdomsafdelingen vil løbende være et fokusområde for bestyrelsen.

 

I forbindelse med regelaftenen foretages en gennemgang af klubbens sikkerhedsplan ved kapsejladser samt gennemgang af drejebog med vigtige oplysninger. JC og AH er ansvarlige.

JC er i gang med at forberede kapsejlads samt regelaften.

5. Aktivitetsplan for forårssemestret:

JC og AH er tovholdere på onsdagssejladserne. Startere sættes på fra sæsonstarten.

Bestyrelsen efterlyser tovholder(e) til sejlerskolen. JC spørger Hans. Hvis der bliver to hold, tilbød EØ at give en hånd med. 

I forbindelse med annoncering/markedsføring af sejlerskolen udtryktes på mødet et ønske om en drøftelse af et tættere samarbejde mellem Havnen og Sejlklubben om hvervning af nye medlemmer. Havnen kontaktes af EØ om mulighederne for det fremtidige samarbejde – herunder hjemmesidens anvendelighed.

Vedrørende jobbet som tovholder på Fransgaard Cup: Leif Folke spørges (EØ kontakter ham).

Følgende møder/aktiviteter lægges ind i kalenderen: Bestyrelsesmøder, dato for kræmmermarked, dato for kulturbådens besøg.

Speedbådskørekort (som indtægtsgivende aktivitet) blev drøftet. Det besluttedes ikke at prioritere dette men fortsat at satse klubbens samlede ressourcer på sejlerskolen.

Emner til klubbladet: Regelaften, arrangement med gæsteforedragsholdere, sejlerskole. Tovholdere sender direkte til Mogens Hansen. Deadline for fremsendelse er 17/2.

EØ forsøger at arrangere en aften i maj (6. el 13. maj) med temaet maste/sejltrim.

JC foreslog temaaften med ”grill på kajen” (evt. i samarbejde med kiosken). Ikke besluttet.

6. Åben Havn 31/8

JH deltog i møde omkring Åben Havn (se referat på hjemmesiden). Orienterede bredt fra mødet – herunder om økonomien omkring Åben Havn.

JH orienterede om et muligt arrangement på dagen – ”Under Overfladen” (udbyder: Løgstør Museum) som et arrangement særligt for børn ved vandet. Arrangementet overvejes/besluttes af udvalget.

Bestyrelsen drøftede andre ideer til aktiviteter - herunder forskellige gæstefirmaers deltagelse. Denne beslutning ligger hos Åben Havn udvalget.

7. Møder

EØ oplyste om Skive kommunes Lederfest den 8/3: Bestyrelsen kan ikke deltage, da der afgrænses for deltagelse ved at frivillige ledere SKAL have bopæl i Skive kommune.

Møde om forlængelse af Virksund Sejlklubs status som Ungdomsvenlig Sejlklub. Mødet er berammet til d. 28/2 og forældre/ledere/trænere er inviteret. RF er tovholder og bestyrelsen ønsker Kristian Brøns og RF som deltagere.

Ordinært repræsentantskabsmøde i SIS 21/3: Bestyrelsen lader sig ikke repræsentere med henvisning til bestyrelsens samlede brug af ressourcer.

DS’s generalforsamling 6/4 i Odense: AØ og JH opfordres til at deltage (evt. sammen med JC). AØ sørger for tilmelding.

8. Klubbens økonomi:

AØ gennemgik kort økonomien – på baggrund af ajourført bilag. Bestyrelsen tog det fremlagte til efterretning.

Klubben har d.d. 112 medlemmer – udsendte rykkere gav en mindre forøgelse. Der forventes en yderligere tilgang af medlemmer i løbet af foråret.

Bestyrelsen vedtog at melde sig ud af Maxi-klubben. EØ sørger for skriftlig udmelding.

Klubbens evt. behov for en ny følgebåd blev drøftet. Konklusion: Flere medlemmer – og/eller to forskellige grupper på vandet - vil aktualisere en ny drøftelse om anskaffelse. Evt. indgås en drøftelse med Virksund Havn om et evt. fælles køb/brugsret eller havneplads. EØ retter henvendelse til havnens formand.

9. Fornyelse af alle foldere vedr. sejlklubben og ungdomsafdelingen.

JH fremlagde opdateret folder vedrørende ungdomsafdelingen. RF kopierer og uddeler på forskellige institutioner (med hjælp fra andre).

Info-folderen om sejlklubben gennemgås/opdateres på næste bestyrelsesmøde. AØ forbereder gennemgangen og udsender folderen som bilag forud for mødet.

Øvrige punkter på dagsordenen udskydes til næste møde den 7. marts, kl. 18.15 på Nørresøvej.

Ref.

Sven