14. februar 2018

Referat af bestyrelsesmøde 1/2018 i sejlklubben

 

Jf. vedtægterne skal der afholdes konstituerende bestyrelsesmøde senest 14. dage efter Generalforsamling. Der indkaldes på den baggrund til konstituerende bestyrelsesmøde.

Tid og sted: Mødetid: Onsdag 14. februar, kl. 1700 i Virksund Sejlklub.

Tilstede: Jens, Kenneth, Per, Karin, Carsten Afbud: Susanne.

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden (formand).

Godkendt af alle uden tilføjelser.

2. Indledning og konstituering, herunder valg og udpegning af roller og ansvar (formand).

Formand: Jens Kofoed, direkte valgt på generalforsamling.

Kasserer: Karin Henriksen, direkte valgt på generalforsamling.

Næstformand: Carsten Overgård.

Sekretær: Kenneth Stjerneby Mortensen.

Bestyrelsesmedlem: Susanne Fogtmann.

Suppleant: Per Petersen.

 

Efter drøftelse har bestyrelsen besluttet at fordele følgende områder mellem sig:

Formand – Leder af det daglige arbejde i bestyrelsen

Næstformand – Rekruttering og fastholdelse samt mentorkoordinator

Kasserer – Budget, regnskab og medlemsregistrering

Sekretær – Indkaldelser og referater til bestyrelsesmøder og generalforsamling

Bestyrelsesmedlem – Opgaver i forbindelse med arrangementer, herunder tilvejebringelse af gaver og præmier mv.

Bestyrelsesmedlem – Klubbens udstyr og materiel

Formand/næstformand: Kommunikation og deltagelse i arbejdsgruppe med havnen.

Efter den besluttede konstituering bød formanden alle velkommen. En af sejlklubbens store udfordringer er rekruttering og fastholdelse. Et andet er kommunikation og et tredje ungdomsarbejdet. Herudover er der behov for at søge at fastholde et godt samarbejde med havn, kajakklub og andre aktører på havnen i Virksund. På næste bestyrelsesmøde i marts ønsker formanden og drøfte rekruttering og fastholdelse.

Bestyrelsen vil afholde Møde med Turudvalg, Kapsejladsudvalg, Ungdomsudvalg, Sejlerskole og Pigesejlads i nær fremtid. Formålet med møderne er at drøfte kommunikation, aktiviteter og økonomi samt søge at få et mere langsigtet perspektiv (et til to år). Der er foreløbigt aftalt møde med Ungdomsudvalg 1/3 kl. 17 i Virksund, Kapsejladsudvalget 1/3 kl. 10 hos formanden og Pigesejlads 5/3 kl. 17 hos Anne Marie Østergaard.

Formanden oplyste, at der han har afholdt møde med havnens formand og orienterede om mulige tiltag vedr. samarbejde og kommunikation mv. Det blev på den baggrund besluttet, at der arbejdes videre med at etablere et fælles samarbejdsudvalg mellem havn, sejlklub og kajakklub og at der nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse fra sejlklub og havn samt webmaster vedr. kommunikation.

Det blev besluttet, at formanden deltager på Dansk Sejlunions og Dansk Fritidssejlerunions generalforsamlinger i nær fremtid. På Dansk sejlunions generalforsamling vil unionen bl.a. præsentere sejlklubberne for en ny strategi frem mod 2030.

Sejlklubbens aktivitetskalender og information om aktiviteter vil blive lagt på hjemmeside og facebook. Formanden orienterede om, at nye tiltag og begivenheder vil blive kommunikeret på www.facebook.com/virksund sejlklub

Viborg Kommune har spurgt om støtte til sejlads med 2.4 m både i Virksund en gang imellem (Parasollen). Sejlklubben skal i givet fald stille gummibåde og andet udstyr til rådighed.

3. Siden sidst, herunder evt. kort evaluering af generalforsamling. Bordet rundt (alle).

Kenneth undersøger om Jane vil være tovholder på målerdagen den 21/4 (Allan er på ferie)

Der blev udtrykt ønske om, at vi vil gøre lidt mere ud af den årlige generalforsamling mht forplejning.

Carsten arbejder på materiale til motorlære som vinteraktivitet i vinteren 18/19

4. Økonomi. Afrunding af budgetlægning 2018 og drøftelse af emner herunder (kasserer).

Karin gav en status vedr. økonomi og medlemmer og vil fremover gøre til hvert bestyrelsesmøde. Der er 62 betalende medlemmer. Kassereren vil følge op overfor medlemmer, der er i restance.

Kapsejladsudvalget (in casu Sven Primdal) tager kontakt til Den Jyske Sparekasse for at høre om fortsat sponsorat til vores egen DJS Cup.

Hancock har indbetalt det årlige sponsorat til klubbåden.

Bestyrelsen overvejer at søge midler ved friluftsrådet til finansiering af tiltag og vil drøfte mulighederne på næste bestyrelsesmøde.

Det blev besluttet, at nogle af sejlklubben påhængsmotorer sælges, da der er flere motorer, som ikke har været anvendt i flere år.

5. Behandling af indkomne forslag.

Der var ikke indkommet forslag.

5.1. Forretningsorden for bestyrelsen.

Forslag til forretningsorden for bestyrelsens arbejde blev godkendt. Der skal ske enkelte ændringer, herefter bliver den publiceret på hjemmesiden.

5.2. Roller og ansvar.

Oversigt over roller og ansvar blev gennemgået og opdateres. Det interne papir fordeles i bestyrelsen og vil løbende blive udviklet og ajourført.

5.3. Mentorordning

Det blev besluttet, at Carsten varetager rollen som mentorkoordinator for de frivillige mentorer i havn og sejlklub. Papiret vedr. mentorordning, som er blevet udarbejdet mellem sejlklub og havn, blev godkendt med nogle få ændringer. Papiret vil blive lagt ud på hjemmeside.

5.4. Årets gang.

Sejlklubbens årshjul blev gennemgået og enkelte rettelser blev identificeret. Papiret bliver placeret på hjemmesiden.

5.5. Ungdomssejlads i Virksund 2018 (formand).

Formanden har kontaktet Skive Sejlklub for at høre, om der kan hentes hjælp til ungdomssejlads herfra.

6. Kommende aktiviteter (formand).

  • Informationsmøde i Virksund 21. februar med Vetus Marineudstyr.
  • Møde i Limfjordskredsen. Aftalt, at Jørgen Christensen fra Kapsejladsudvalget er repræsentant.
  • DS Generalforsamling 17. marts. Formand deltager.
  • DFU generalforsamling 24. februar. Formand deltager.
  • DJS Cup 22. september. Flyttet fra august.
  • Der blev herudover drøftet forskellige tiltag, herunder opgavesejlads med motorbåde, evt. bymatch mellem Virksund, Viborg og Hvalpsund sejlklubber, evt. hornfiskedag som aktivitet i sæsonen og andre sociale aktiviteter.

7. Eventuelt.

Næste bestyrelsesmøde er tirsdag den 20. marts 2018 kl. 1700.

De foreløbige tidspunkter for bestyrelsesmøder i 2018 er 1. maj, 7. juni, 16. august, 11. september, 25. oktober og 6. december.

Herudover planlægger sejlklubben at afholde Nytårskur 9. januar 2019.