14. februar 2018

Bestyrelsesmøde 2/2018 i sejlklubben

Tid og sted: Mødetid: Mandag 19. marts, kl. 1700 i Virksund Sejlklub.

Bilag vedhæftet dagsorden:

1. Roller og Ansvar (opdateret).

2.  Årshjul (generisk udgave opdateret og lagt på hjemmeside).

3. Sejlads for børn og Unge (revideret mht. fordeling og hjemmeside opslag).

4. Udlån af sejlbåd, følgebåde, joller og udstyr (ny).

  1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 1/2018

OK og godkendt

  1. Godkendelse af dagsorden for møde 2/2018 (formand).
    OK
  1. Information fra formanden

    Jens deltog i DS generalforsamling 17. marts – lidt under 100 klubber var repræsenteret. Thurø Sejlklub blev valgt som årets sejlklub ud af otte nominerede klubber. Hvalpsund Nautilus og Nibe Sejlklub var to af de nominerede klubber fra Limfjorden.
    Jens talte med formanden for Nibe Sejlklub på mødet og de aftalte at netværke, da foreningerne på en række områder virker til at være ret ens og har en række sammenfaldende interesser.

    DS slår på tromme for, at foreningerne skal søge at gøre det lettere at komme ud og sejle for alle. Der skal være mange indgange til at komme ud og sejle og blive del af sejlerfællesskabet. Mange starter med at få sejlerinteresse som børn, andre gennem sejlerskole eller med gennem andre vandaktiviteter. DS vil gerne fremme, at så mange medlemmer kommer ud og sejle som muligt.

Bestyrelsen gennemgik og drøftede DS fokusområder 2018. Vi blev på den baggrund enige om at fastholde fokus på pigesejlads, sejlerskole, ungdomssejlads og kølbådskapsejlads.
Andre mulige aktiviteter, som kan tages op i sejlklubben og fremme medlemstilgangen, såsom f.eks. windsurfing, Standup Paddle, roning med in-riggere, vinterbadning, dykning mv., bør i hvert enkelt tilfælde overvejes i forhold til de samlede ressourcer til at planlægge og gennemføre aktiviteterne.

Bestyrelsen besluttede at søge at afholde drøftelse med DS udviklingskonsulent efter sejlersæsonen 2018. Der træffes aftale herom i foråret.

Omkring 2. weekend i august overvejes match race arrangement i havnen. Det skal ske samtidig med Ungdoms VM i sejlsport – Worlds 2018 - i Aarhus – således at arrangementet kan skabe interesse for sejlsport og tiltrække interesserede.

DS har mange kursustilbud. Repræsentanter i sejlklubbens forskellige udvalg skal tilbydes at deltage i relevante kurser næste vinter. Udvalgene inddrages heri. Normalt afvikler DS kurser for sejlerskoleinstruktører, ungdomsinstruktører, banedommere og måler mv. i perioden januar og marts.

Jens anbefaler, at sejlklubben deltager med flere repræsentanter i DS klubkonference til november 2018. Sejlklubben har tidligere deltaget i dette årlige arrangement. På konferencen afholdes normalt spændende drøftelser om sejlsportens og klubbernes udvikling.

Møde med de andre aktører på havnen (Sejlklub, Havn, Kajakklub) – Kajakklubben har åbent hus d. 16. juni 2018. Sejlklubben overvejer, at afholde åbent hus for ungdomssejlads samme dag.

Der er nu etableret et Fællesudvalg mellem Virksund Havn, Sejlklub og Havkajakklub. Det første møde er afholdt og det blev aftalt, at klubberne vil mødes en gang i kvartalet. Formålet med fællesudvalget er at koordinere tiltag og arbejde tættere sammen omkring aktiviteter og anlæg i Virksund. Det blev besluttet i fællesudvalget, at der igen vil blive arbejdet på at projektere og etablere et kajak- og ungdomshus på havnen.

Der har været holdt møde med tidligere formænd i VS og det kunne konstateres at udfordringerne med mellemrum er de samme som tidligere. Der er afholdt møde med sejlerskole, pigesejlere, ungdomsafdeling, kapsejladsudvalg og turudvalg siden sidste bestyrelsesmøde i februar. På møderne blev drøftet aktiviteter, behov for kurser og uddannelse af instruktører, kommunikation omkring aktiviteter og begivenheder, certificering af sejlerskole og praktisk duelighedsundervisning.

  • Pigesejlerne sejler om mandagen. Der er ca. 10 tilmeldte.
  • Ungdomsudvalg sejler om mandagen. Jens, Rune og Søren starter ungdomssejladsen op. Jens involverer den lokale presse i april omkring markedsføringen. Kenneth får Facebookopslag af d. 19. marts boostet. 
  • Sejlerskolen foregår fremover om torsdagen. Der er ca. 10 tilmeldte deltagere.
  • Kapsejladsudvalg har allerede reklameret for DJS cup 22. september. Det er fantastisk, at vi udvalget så tidligt er ude og reklamere for aktiviteten.

Eksternt udlån af jolleudstyr for aktiviteter i en hel sæson koster 5000 kr.

Vedtægterne skal gennemgås/moderniseres i efteråret 2018 i god tid inden 2019 generalforsamlingen.

Kørselsafregning til eksterne møder sker til statens lave takst.

Bestyrelsen havde endvidere længere drøftelse vedr. kommunikation og hjemmeside.

  1. Orientering om økonomisk status (kasserer).

    Vi samler op på medlemsindbetalingerne på alle bestyrelsesmøder som fast emne. Der er p.t. 78 betalende medlemmer. Carsten og Karin gennemgår bruttolisten og kontakter medlemmer, som endnu ikke har betalt.

     

Sejlklubbens forsikringsforhold skal afklares. Forsikringsmægler inddrages og Kenneth undersøger status. Sejlklubben har efter bestyrelsesmødet fulgt op på forholdet og har nu afdækket og fået ordnet de udestående forsikringsforhold. Forsikringerne er fortsat hos ét selskab og dækker ansvar og kasko for klubbåd samt joller og udstyr.
 

5. Behandling af indkomne sager.


Den nye persondataforordning, som træder i kraft 25. maj 2018, medfører, at vores persondata skal behandles med stor omtanke. Brug af medlemsoplysninger og udveksling af personoplysninger skal selvsagt ske under overholdelse af de nye regler. Den nye lover udarbejdet, så det enkelte individ beskyttes. Bestyrelsen blev enige om, at opstille nogle få nyttige leveregler, som man fremover kan navigere efter. Carsten og Karin kommer med forslag til leveregler til næste bestyrelsesmøde 1. maj. Samarbejdet med havnen i denne sammenhæng afklares med Havnens bestyrelse af Carsten og Karin.

Papir vedr. udlån af joller og udstyr mm. Blev godkendt.

Carsten har samlet et mentorkorps og har været i kontakt med et medlem, som ønskede en mentor tilknyttet.

 

VS melder sig ind i Danske Tursejlere i år og ud af Polaris Drabant klubben i 2019.

Vi vil søge midler fra Friluftsrådet inden 1. maj til sejlklubbens aktiviteter.

Alle i sejlklubben blev opfordret til at deltage i havnens klargøringsdag 22. april. Bestyrelsen og Ungdomsudvalg mødes ved Sejlerskuret for at male sejlerskur og foretage oprydning.

Masterummet skal benyttes af havkajakklubben i sejlersæsonen, så master skal ikke placeres foran dørene.

6. Bordet rundt (alle).


Taget løbende undervejs på mødet.
 

7. Eventuelt.

Årshjul vil løbende blive opdateret som dynamisk ”Huskeliste”.
Susanne vil sørge for beværtningen til næste bestyrelsesmøde.

 

Næste bestyrelsesmøde er tirsdag den 1. maj 2018 kl 17 i Virksund. Vi inviterer Havnens formand til næste bestyrelsesmøde 1.maj.
De foreløbige tidspunkter for bestyrelsesmøder i 2018 er 1. maj, 7. juni, 16. august, 11. september, 25. oktober og 6. december.